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第一章 机关秘书基本素养和技能1

第一节 机关秘书应具备的素质1

一、政治素质1

二、职业道德1

三、知识素质2

四、智力素质2

五、能力素质3

六、心理素质4

第二节 机关秘书应具备的基本技能5

一、起草文稿5

二、校对6

三、记录及录音整理7

四、打字及电脑文字输入10

五、办公自动化应用须知11

第二章 机关秘书基本礼仪规范15

第一节 日常生活礼仪规范15

一、握手礼仪15

二、介绍礼仪17

三、使用名片礼仪18

四、称呼礼仪18

五、交谈礼仪19

六、仪态的规范21

第二节 办公室礼仪规范23

一、内部礼仪23

二、工作礼仪25

三、语言礼仪26

第三章 机关秘书工作分析与岗位设置29

第一节 工作分析概述29

一、工作分析的含义29

二、工作分析的目的和作用29

三、工作分析的内容30

四、工作分析的步骤与方法31

第二节 职位分类33

一、职位分类的含义33

二、职位分类的重要性34

三、职位分类的程序34

四、职位调查的方法35

第三节 工作岗位设置35

一、岗位设置的含义35

二、设置岗位的结构36

三、岗位分类36

四、岗位设置37

五、岗位评价37

第四章 机关秘书工作计划与时间管理39

第一节 工作计划管理概述39

一、工作计划的含义和任务39

二、计划工作的特征40

三、计划工作的重要性41

四、工作计划的分类41

第二节 制订工作计划的步骤与方法44

一、制订工作计划的步骤44

二、制订工作计划的方法45

第三节 工作目标管理46

一、目标管理的基本内容46

二、目标管理的基本过程47

第四节 工作时间管理规范48

一、时间的特性48

二、时间管理的含义49

三、时间管理的操作技巧49

第五节 时间运筹策略51

一、思考与时间的科学运筹51

二、注意力与时间的科学运筹51

三、休息与时间的科学运筹51

四、业余爱好与时间的科学运筹51

第六节 时间运筹方法52

一、定期“盘点”法52

二、交叉轮作法52

三、遇事三问法52

四、并列运筹法52

第五章 机关秘书文书、档案管理工作规范53

第一节 文书管理工作概述53

一、文书的含义53

二、文书的特点53

二、文书工作的含义54

四、文书工作的特点54

五、文书管理工作的任务55

六、公文行文制度56

第二节 公文的撰写57

一、公文主旨的确立和表现57

二、公文材料的选取和使用58

三、公文结构和安排60

四、公文的表述方式63

五、公文的语言运用65

第三节 收文处理工作规范66

一、收文处理工作概述66

二、收文处理工作的内容66

三、签收67

四、拆封68

五、收文登记注意事项69

六、拟办70

七、批办72

八、分发文件注意事项73

九、组织文件传阅73

十、收文承办工作75

十一、收文催办工作76

十二、收文办复工作77

十三、来文收集工作78

第四节 发文处理工作规范79

一、发文处理工作概述79

二、拟稿80

三、文稿送请部门领导审阅81

四、组织文稿会签82

五、核稿82

六、公文签发83

七、编制发文字号85

八、公文印制86

九、公文加印87

十、公文发放88

十一、公文注办89

第五节 文书立卷89

一、应立卷的文书材料89

二、文书立卷的程序90

三、卷内文件目录登记91

四、文件的存放91

五、文书的销毁92

第六节 档案管理工作概述93

一、档案的含义及特点93

二、档案管理工作的内容93

三、档案管理工作的性质95

第七节 档案收集与整理工作96

一、档案收集工作的作用96

二、档案收集工作的内容97

三、档案收集工作的要求97

四、档案收集工作的特性97

五、档案整理工作的内容98

六、档案整理工作的重要性99

七、档案整理工作的原则99

八、文书档案的整理方法101

第八节 档案收集整理与保护利用103

一、全宗类档案管理规范103

二、档案收集标准管理规范109

三、档案保护的含义112

四、档案保护的任务113

五、档案保护的方法114

第六章 机关秘书会务、督察工作规范117

第一节 会议工作概述117

一、会议的含义及类型117

二、会议的特点120

第二节 会前准备工作121

一、确定会议名称121

二、确定会议时间121

三、确定会议地点122

四、确定与会人员122

五、确定会议议题122

六、制发会议通知123

七、确定会议议程、日程与程序123

八、组织会议报到124

九、拟制会议编组名单125

十、准备会议文件125

第三节 会议管理工作规范126

一、会议管理方法126

二、会议期间的组织服务工作127

第四节 会后事项处理工作规范128

一、整理会议记录128

二、印发会议纪要129

三、安排与会人员离会129

四、会议文件立卷归档129

五、会议决定事项的传达129

六、会议决定事项的催办130

七、会议新闻报道131

八、会议财务决算131

九、总结会议工作131

第五节 督察工作概述132

一、督察工作的含义132

二、督察工作的作用与原则132

三、督察工作的程序134

四、督察工作的方法135

五、督察工作的内容141

六、督察工作的基本要求142

第六节 督察工作规范143

一、狠抓督察工作队伍建设143

二、建立健全督察工作网络144

三、督察工作的目标管理144

四、建立健全督察工作制度145

第七节 督察工作的技巧146

一、督察报告的写作技巧146

二、查办催办的技巧147

三、专项查办的技巧148

四、跟踪督察的技巧149

第七章 机关秘书人际关系、外事工作规范150

第一节 人际关系工作概述150

一、人际关系的含义150

二、人际关系与社会角色关系150

三、办公室人际关系的类型151

四、办公室人际关系的形态151

第二节 人际信心和言语152

一、人际信心的含义152

二、提高人际信心应注意的问题152

三、办公室人际交往的心理障碍153

四、人际关系的改善方法153

五、人际言语类型154

第三节 办公室内部相处技巧155

一、与上级相处的技巧155

二、与下属相处的技巧156

三、与同事相处的技巧157

四、与异性相处的技巧158

五、与各职能部门关系的处理技巧158

六、与系统外部关系的处理技巧159

第四节 外事工作概述159

一、外事工作的含义159

二、外事工作的地位和性质160

三、外交、外事和涉外工作的共同特性160

四、外事机关秘书守则164

五、外事活动仪式164

第五节 外事邀请、接待工作165

一、邀请前的准备165

二、接待准备166

三、礼宾礼仪规范167

四、参观游览与观看演出170

五、生活保卫要求171

第六节 外事洽谈、出访工作171

一、外事洽谈的特点171

二、意向性洽谈172

三、签约性洽谈174

四、提出派遣出国计划175

五、确定出国人选175

六、申领出国护照175

七、办理出人境手续178

第八章 机关秘书信息沟通与协调工作规范179

第一节 信息沟通工作概述179

一、信息沟通的含义及特征179

二、信息沟通的类别180

三、信息沟通工作在办公中的地位182

四、机关秘书与信息沟通182

第二节 信息收集工作183

一、信息收集的要求183

二、信息收集的内容184

三、信息收集的方式方法185

四、信息的整理186

五、信息的传递187

六、信息的储存188

第三节 信息沟通与输入输出管理188

一、掌握好说话的尺度188

二、准确把握谈话人表达的意见189

三、处理信息沟通障碍的技巧190

四、信息沟通联络的控制192

五、信息的输入管理193

六、信息的输出管理194

第四节 协调工作概述195

一、协调工作的含义195

二、协调工作的特点195

三、协调工作的要求197

四、协调工作的类型198

五、协调工作的方法200

第五节 协调工作规范操作202

一、会议的协调202

二、计划制订工作的协调203

三、制定规范制度的协调204

四、公文处理工作的协调204

五、公务协调206

六、战略协调207

七、情况协调207

八、面商协调207

九、工作与生活关系的协调207

第六节 做好协调工作的技巧与结果208

一、协调工作的技巧208

二、机关内部人际关系的协调210

三、协调工作的语言艺术213

四、具有鲜明的目的性216

五、具有可行性216

六、必须保持一定的严肃性216

七、具有一定的记载性217

第九章 机关秘书印信使用与管理工作规范218

第一节 印章概述218

一、印章的含义218

二、印章的种类218

三、印章的作用219

四、印章的名称与印文220

第二节 印章的刻制与颁发220

一、印章的制发权220

二、印章的刻制要求221

三、印章的材料221

四、印章的颁发222

五、印章的启用222

六、印章的停用与缴销222

七、印章的存档和销毁223

第三节 印章的保管与使用223

一、印章的保管223

二、使用印章的要求224

三、使用印章的注意事项225

第四节 介绍信、凭证的管理与使用226

一、介绍信的含义与形式226

二、使用介绍信须知226

三、开具介绍信的手续226

四、介绍信的管理227

五、使用介绍信注意事项227

六、凭证的管理与使用227

第十章 机关秘书提案、信访工作规范229

第一节 议案、建议和提案概述229

一、议案、建议和提案的含义229

二、议案、建议、提案的区别230

第二节 建议和提案的办理230

一、办理建议和提案的重要性230

二、办理建议、提案的要求232

三、办理建议、提案的程序233

第三节 信访工作概述234

一、信访工作的含义及特点234

二、信访工作的原则235

三、信访工作的任务236

四、信访工作机构的设置236

五、信访人的权利和义务237

六、信访问题分类方法237

第四节 办理人民来信238

一、接收人民来信238

二、阅读人民来信238

三、人民来信的登记239

四、转办239

第五节 接待群众来访240

一、要热情接待来访群众240

二、登记与归口办理来访问题241

三、恰当处理来访者反映的问题241

四、检查落实信访案件242

第六节 办理信访案件243

一、办理信访案件的含义243

二、办理信访案件的基本要求243

三、立案范围243

四、立案程序243

五、处理信访案件的程序244

六、办案应注意的问题245

七、信访档案的利用和保密245

第十一章 机关秘书调查研究、统计工作规范246

第一节 调查研究工作概述246

一、调查研究的含义与类型246

二、调查研究的目的248

第二节 调查研究工作的程序249

一、调查准备工作阶段249

二、调查了解情况阶段250

三、分析研究阶段250

四、综合提炼阶段250

第三节 调查研究工作的方法251

一、实地调查法251

二、座谈会调查法251

三、综合归纳调查法252

四、抽样调查法252

五、定性、定量分析调查法254

六、比较调查法254

七、民意测验调查法255

八、统计调查法255

九、资料调查法256

第四节 调查报告的写作256

一、调查报告的特性256

二、调查报告内容的层次256

三、调查报告的类型258

四、调查报告的语言特色258

五、调查报告的主题259

六、调查报告的选材259

七、调查报告的表现手段260

第五节 办公室统计工作的基本环节260

一、办公室统计设计工作规范260

二、办公室统计调查工作规范260

三、办公室统计整理工作规范261

第六节 办公室统计分析工作263

一、相对指标分析263

二、动态分析265

第十二章 机关秘书值班、安全保密工作规范266

第一节 值班工作概述266

一、值班工作的含义266

二、值班室的职能266

三、值班工作的特性266

四、值班工作的要求267

五、值班工作的任务268

第二节 值班制度269

一、信息处理制度269

二、岗位责任制度269

三、交接班制度270

四、保密制度270

五、辅助性制度270

第三节 值班记录和常见问题的处理270

一、值班日志270

二、接待记录270

三、对假签名手印的鉴别271

四、对假凭证的鉴别271

五、对假印信的鉴别271

六、几种特殊电话的处理272

第四节 安全工作概述273

一、办公室安全工作的特点273

二、办公室安全工作的重点273

三、办公室安全工作纪律274

第五节 办公室保卫、保密工作275

一、办公室保卫工作的含义275

二、办公室保卫工作的特点275

三、办公室保卫工作的内容276

四、保卫人员的职业道德276

五、保密工作的方针277

六、保密工作的机构及职责278

七、保密工作的特点279

第六节 办公室安全保密措施280

一、文件保密措施280

二、会议保密措施281

三、通信保密措施282

四、科技保密措施283

五、宣传报道保密措施283

六、经济情报保密措施284

七、计算机保密措施284